Vuokrataloyhtiön tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr

Y-tunnus: 01497530-0

Osoite: Laaksokatu 17, 15140 Lahti

Puhelinnumero: 03 876 7316

Kotisivut: www.lvas.fi

Lahden vanhusten asuntosäätiön henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä:

Kirjanpitäjä Annika Lamminen

Osoite: Laaksokatu 17, 15140 Lahti

Puhelinnumero: 044 7354 002

Sähköpostiosoite: laskutus@lvas.fi /annika.lamminen@lvas.fi

2. Henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr:ssä kerätään asukkaista tietoja asukasvalintaa varten perustuen valtioneuvoston asetukseen asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin (166/2008) ja ympäristöministeriön asetukseen arava- ja kokotukivuokra-asuntojen hakemuslomakkeesta ja sen liitteistä (904/2006). Kerättävät tiedot perustuvat edellä mainittuihin asetuksiin.

Hakijalta edellytetään hakemusvaiheessa seuraavia tietoja; huoneistoon asumaan tulevien henkilötiedot (avio- ja avopuolison osalta henkilötunnus), hakijan asunnontarve, hakijaruokakunnan jäsenten tulot ja varallisuus, haettavaa huoneistoa koskevat tiedot sekä nykyistä asuntoa koskevat tiedot. Näistä tiedoista muodostuu rekisteri hakijoista.

Tietyissä tilanteissa on asuntohakemukseen liitettävä, ennen vuokrasopimuksen tekemistä, seuraavat selvitykset; todistus eläkkeen määrästä (brutto euroa/kk), verotodistukset kaikilta huoneistoon muuttavilta (verotuspäätös ja esitäytetyn veroilmoituksen erittelyosa viimeksi toimitetusta verotuksesta, kiinteistöjen osalta voidaan pyytää kiinteistöverolippu), selvitys omaisuuden käyvästä arvosta, jos jollakin hakijatalouden jäsenellä on varallisuutta sekä muut mahdolliset todistukset, joihin hakija haluaa vedota, kuten esimerkiksi tuomioistuimen päätös muuttovelvoitteesta. Mikäli vuokrasopimus sittemmin syntyy, ovat edellä mainitut tiedot osa vuokralais- ja asukasrekisteriä. Mikäli sopimusta ei synny, jäävät nämä tiedot hakijarekisteriin.

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr kerää myös tiedot vuokralaisista ja huoneistojen asukkaista omaan rekisteriin (vuokralais- ja asukasrekisteri). Hakijarekisterissä mainittujen tietojen lisäksi keräämme rekisteriin vuokralaisten ja asukkaiden seuraavat henkilötiedot: nimitiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot. Nämä kerätään, jotta saamme vuokrataloyhtiömme arjen pyörimään.

Sivustomme tallentaa käytetyn päätelaitteen evästeitä verkkosivuillamme vierailtaessa. Kerätyt evästeet käsitellään massana, eikä niiden avulla selvitetä yksittäisiä käyttäjiä. Evästeitä hyödynnetään ainoastaan sivustojen kehittämisessä.

3. Tietolähteet ja tietojen säilyttäminen

Kerätyt henkilötiedot saamme hakijoilta, vuokralaisilta ja/tai asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä ja/tai muilta palveluntarjoajilta saaduilla tiedoilla, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Jos hakemus ei johda sopimukseen, säilytämme henkilötiedot hakijarekisterissä Asumisen rahoitusja kehittämiskeskus ARA:n ohjeiden mukaisesti (ohje tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta).

4. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovutuksen osalta sovellamme tietojen säilyttämiseen ARA:n ohjeita vuokrasuhteen tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta. Siltä osin kuin ohjeet eivät rajoita henkilötietojen luovuttamista, on henkilötietoihin pääsy säätiön hallituksella ja tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä vuokrareskontraa ja perintää hoitavalla perintäyhtiöllä vuokrayms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

5. Tietojen suojaaminen

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr varmistaa, että sen tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, jotka tietoa käsittelevät. Säätiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietonsa ja milloin tahansa pyytää henkilötietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki tai asetus edellyttää, ei kuitenkaan voida poistaa. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä lain edellyttämässä laajuudessa.

Mikäli rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole asianmukaista, on hänellä oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun kotisivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

Lahden vanhusten asuntosäätiö sr:n hakija- ja asukasrekisterin tietojen tarkistuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti ja kirjallisesti säätiön toimistolla (Laaksokatu 17, 15140 Lahti). Henkilöllisyyden varmistamiseksi mukana tulee olla virallinen henkilötodistus. Säätiö toimittaa pyydetyt tiedot kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta.